QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG       

 

Bước 1: Kí kết hợp đồng ngoại thương

         Đây là bước quan trọng nhất vì nó quyết định các bước sau sẽ như thế nào. Ở bài viết trước, chúng tôi đã giải thích rõ các điều khoản incoterm nào sẽ phù hợp với vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, các bạn có thể xem lại theo tại đây.

         Tùy vào điều khoản incoterm được thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương mà trách nhiệm, rủi ro của người bán và người mua sẽ khác nhau, vì vậy mà quy trình cho những trường hợp ấy cũng sẽ khác nhau. Nội dung chi tiết của hợp đồng ngoại thương do hai bên đàm phán và thống nhất, đảm bảo các thông tin cơ bản như bên dưới:

• Thông tin người xuất khẩu
• Thông tin người nhập khẩu
• Thông tin hàng: tên hàng, đơn giá, số lượng…
• Điều kiện giao hàng theo incoterm (FCA, CIP, DDP…)
• Điều kiện thanh toán (T/T, L/C, D/P…)
• Điều kiện về hàng hóa, thời gian giao hàng, cảng bốc, cảng dỡ hàng…

        Hợp đồng càng rõ ràng, cụ thể sẽ càng có lợi cho cả hai bên khi xảy ra tranh chấp (nếu có).

        Quy định về điều khoản Incoterm thường sẽ được thể hiện trong hợp đồng như sau:

[ĐIỀU KIỆN] [ĐỊA ĐIỂM XÁC ĐỊNH], INCOTERM 2010 (hoặc 2020)

        Ví dụ: FCA Shanghai Airport, China Incoterm 2010

                  CIP Hochiminh Airport, Vietnam Incoterm 2010

        Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (Nếu có)

        Nhưng mặt hàng khác nhau sẽ có chính sách xuất khẩu khác nhau, do đó sẽ có những mặt hàng bạn cần xin giấy phép xuất khẩu và những mặt hàng không cần.

        Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

        Đối với những mặt hàng yêu cầu bắt buộc phải có giấy phép xuất khẩu doanh nghiệp cần chuẩn bị thật kĩ lưỡng vì việc này mất rất nhiều thời gian và rất quan trọng trong quá trình xuất khẩu một lô hàng

        Bước 3: Thanh toán

        Điều khoản về thanh toán thường sẽ dựa trên giá trị hợp đồng, mức độ tin tưởng giữa người bán và người mua. Tùy theo điều kiện thanh toán đã được quy định trên hợp đồng, mà nhà xuất khẩu sẽ sắp xếp thời gian để sản xuất hàng phù hợp.

        Bước 4: Thu xếp đặt chỗ tại hãng hàng không/ Forwarder

        Nghĩa vụ thuê hàng bay, đặt chỗ, và thanh toán cước vận chuyển sẽ tùy thuộc vào điều kiện incoterm được quy định trong hợp đồng thương mại. Người xuất khẩu chịu trách nhiệm thanh toán cước vận chuyển hàng air cũng như liên hệ đặt chỗ với hãng hàng không trong trường hợp các điều khoản nhóm C, và nhóm D được quy định trong hợp đồng.

        Cơ bản thực hiện thuê tàu được thực hiện như sau:

• Liên hệ hàng tàu hoặc các đơn vị vận chuyển khác để lấy thông tin về lịch trình bay và giá cước vận chuyển hàng air. Để có thông tin chính xác về cước hàng air, bên đặt chỗ cần cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa như tên hàng, trọng lượng, kích thước kiện hàng, ngày bay dự kiến… Các bạn có thể tham khảo cách tính cước hàng air để biết thêm chi tiết tại đây.
• So sánh giá cả, đánh giá các đợt vị vận chuyển dựa trên giá cước vận chuyển, thời gian vận chuyển, hãng vận chuyển, điều kiện thanh toán…
• Lựa chọn đơn vị phù hợp với yêu cầu của công ty và lựa chọn lịch bay theo yêu cầu. Sau đó hãng tàu/ FWD sẽ gửi lại cho người gửi hàng chứng từ gọi là Booking Confirmation để xác nhận đặt chỗ. Khi kiểm tra chứng từ này cần lưu ý để ngày, giờ closing time và sắp xếp giao hàng để sân bay đúng giờ, tránh bị rớt chuyến.
• Chuẩn bị xe để vận chuyển hàng hóa đến kho sân bay. Lưu ý, hàng air cần được đóng gói kĩ và dán shipping mark trên bao bì, số lượng kiện, trọng lượng kiện cần chính xác. Chuẩn bị trước và nộp cho bên khai thác hàng không phiếu xác nhận khối lượng (VGM).

Bước 5: Kiểm tra và phát hành chứng từ

         Dù nhập khẩu theo điều khoản thương mại nào thì nhà xuất khẩu cũng phải cung cấp Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói và xin giấy chứng nhận xuất xứ (nếu được yêu cầu) cho nhà nhập khẩu. Ngoài ra tùy theo yêu cầu mà nhà xuất khẩu sẽ cung cấp các loại chứng từ khác như chứng nhận số lượng, chất lượng, test report, chứng thu hun trùng, chứng thư bảo hành, chứng thư bảo hiểm.

         Sau khi hàng đã giao cho hãng bay và xong thủ tục hải quan, nhà xuất khẩu sẽ gửi chi tiết làm Bill, hay hướng dẫn gửi hàng (SI - Shipping Instruction) theo mẫu của đơn bị vận chuyển trước thời hạn Cut-off Time.

         Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Airway Bill). Vận đơn vận chuyển bằng đường hàng không Air Waybill là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bằng đường air. AWB sẽ được cung cấp dựa trên SI và người gửi hàng đã cung cấp cho nhà vận chuyển. Và dù nhà xuất khẩu có phải người book đơn vị vận chuyển hay không thì cũng cần phải kiểm tra thông tin trên AWB để đảm bảo có thể hoàn tất thủ tục thông quan đúng tiến độ, tránh phát sinh các chi phí khác. Bạn có thể tham khảo các thông tin cần thiết phải thể hiện trên AWB ở bài viết trước.

         Thông thường các chứng từ này cần được gửi đến nhà nhập khẩu để họ kiểm tra trước khi phát hành bảng chính thức, vì chứng từ này cũng sẽ được nhà nhập khẩu sử dụng để khai báo hải quan đầu nhập khẩu. Tùy theo yêu cầu mà bản gốc sẽ được gửi đến nhà nhập khẩu bằng chuyển phát nhanh hoặc kèm theo hàng

Bước 6: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

         Để khai báo hải quan xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, cần các chứng từ Invoice, Packing list và Booking Confirmation.

         Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng bay để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

         Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ cần thiết có liên quan, theo yêu cẩu của người mua - quy định trong hợp đồng mua bán.

Bước 7: Hãng hàng không vận chuyển

         Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng của máy bay chở khách. Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và có thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết. Các thông tin này sẽ được thể hiện trong Thông báo hàng đến – Arrival Notice.

Bước 8: Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu

         Nếu lô hàng xuất theo điều khoản mà người xuất khẩu chịu trách nhiệm cao nhất là DDP thì hàng hóa sau khi đến cảng dỡ hàng, người xuất khẩu phải chịu thêm trách nhiệm là thông quan hàng và giao hàng đến địa chỉ đã được chỉ định trong hợp đồng.

         Đối với trường hợp này, đại lý của người chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế… mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.

         Sau khi xong thủ tục, forwarder bố trí phương tiện để giao hàng cho người mua hàng tại kho của họ.

Để được tư vấn rõ hơn về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, hay liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0986 833 155 - Mr Hiệp.

Cước hàng air giá rẻ - Đối tác tốt, thành công sớm. Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng bằng đường hàng không, dịch vụ khai hải quan, và dịch vụ vận chuyển nội địa với giá cả cạnh tranh, và chất lượng vượt trội.

Nguồn: Tổng hợp, sưu tầm và biên tập